Quickstart

Erste Schritte

Herzlich willkommen zum Einführungsguide für das PRIMA-Hinweisgebersystem (einem Softwareservice der PRIMA-Cloud). In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie das System nutzen können, um anonym (oder vertraulich) Bedenken oder Fehlverhalten innerhalb ihres Unternehmens zu melden.

Schritt 1: Rufen Sie ihren personalisierten Link auf

Zunächst müssen Sie Ihren bei der Anmeldung erhaltenen personalisierten Link des Hinweisgebersystems aufrufen. Dieser Link wird bei der Anmeldung generiert und sollte ausschließlich intern kommuniziert werden. Die Syntax des Links sieht wie folgt aus: „http://prima-cloud-domain/unternehmensname“ und gewährleistet die Vertraulichkeit Ihrer Informationen.

Schritt 2: Anmelden und Tickets anzeigen

Sobald Sie den Link aufgerufen haben, werden Sie zur Login-Maske des Hinweisgebersystems weitergeleitet. Sollten Sie bereits einen Vorfall angelegt haben, geben Sie links eine Vorgangsnummer und ein Passwort ein, um Zugang zu einem Vorfall zu erhalten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinweis abrufen“. Es öffnet sich die Detailansicht des Vorfalls.
Wenn Sie Ombudsmann sind, befindet sich rechts der Button „Login als Ombudsmann“. Sie werden nach Klicken auf diesen Button zur Anmeldemaske weitergeleitet. Geben Sie hier sowohl E-Mail als auch Passwort ein. Nach erfolgreicher Eingabe der Anmeldedaten werden Sie zur Übersichtsseite weitergeleitet, auf der alle Ihnen zugewiesenen Tickets angezeigt werden. Diese sind nach Eingangsdatum sortiert, um eine schnelle Überprüfung und Reaktion zu ermöglichen.
Der Button „Jetzt Hinweis geben“ ist für den Hinweisgeber gedacht. Wie Sie ein Ticket anlegen und einreichen, erfahren Sie im nächsten Schritt.

Schritt 3: Ticket einreichen und anonym bleiben

Um ein Ticket anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt Hinweis geben“. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske. Füllen Sie das Ihnen angezeigte Formular aus. Geben Sie dazu eine detaillierte Beschreibung des Problems oder des Vorfalls ein und fügen Sie gegebenenfalls Beweise oder Dokumente hinzu. Sollten Sie ein Feld vergessen haben auszufüllen, werden Sie vom System darauf hingewiesen. Sie müssen(und sollten!) keine persönlichen Informationen preisgeben, um anonym zu bleiben. Stattdessen werden Sie aufgefordert, eine Hinweisnummer (diese finden Sie oben Links in der Formular-Maske) und ein Passwort aufzuschreiben, um Zugang zu Ihrem Ticket zu erhalten. Beide Punkte sind entscheidend, da das von Ihnen gewählte Passwort sowie die Vorgangsnummer nach Absenden des Formulars nicht gespeichert werden. Verwahren Sie diese einmaligen Zugangsdaten also an einem sicheren Ort.

Schritt 4: Protokollierung des Gesprächsverlaufs

Alle weiteren Korrespondenzen zwischen Ihnen und dem Ombudsmann werden in der Detailansicht des Tickets protokolliert. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status Ihres Tickets ändert.

Schritt 5: Status des Tickets

Sobald der Ombudsmann den Ticketeingang bestätigt hat, kann er den Status des Tickets ändern, um anzuzeigen, dass er die Bearbeitung begonnen hat. Sobald er das Ticket überprüft hat, kann er es entweder schließen, wenn das Problem behoben wurde, oder es zur weiteren Bearbeitung aufheben. Eine Weitergabe/Weiterleitung an andere Abteilungen erfolgt nicht.

Das Hinweisgebersystem wird regelmäßig vom Ombudsmann überprüft, um sicherzustellen, dass alle eingegangenen Hinweise bearbeitet wurden und dass der Status der Tickets auf dem neuesten Stand ist. Darüber hinaus sollten Sie (das Unternehmen) sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die Funktionsweise des Systems informiert sind und wie es zur Vorfallsmeldung genutzt werden kann.