PRIMA Compliance

Es spricht vieles dafür, einen externen Anwalt als Ombudsmann zu engagieren. Das Hinweisgebersystem soll Mitarbeitern eine sichere und anonyme Möglichkeit bieten, Missstände aufzudecken. Dabei muss das Unternehmen sicherstellen, dass es der erste Empfänger von Informationen über Missstände ist. Denn es ist besser, über potenzielle Probleme intern informiert zu werden, bevor sie Behörden oder der Öffentlichkeit bekannt werden, damit das Unternehmen proaktiv handeln kann. Um das sicherzustellen, muss als Ansprechpartner für die Mitarbeiter jemand installiert werden, dem sie vertrauen, dass er absolute Vertraulichkeit wahrt und dafür sorgt, dass ihr Hinweis keine negativen Konsequenzen für sie hat. Nur so, wird das Unternehmen erreichen, dass es wirklich von den heiklen Themen im Unternehmen erfährt. Ein externer Ombudsmann, der als Rechtsanwalt von Berufs wegen der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt, bietet den Mitarbeitern Gewähr für Vertraulichkeit bei der Bearbeitung ihrer Angelegenheit.

Die Wahl eines internen Beauftragten wie einem Syndikus oder jemandem aus der HR-Abteilung scheint auf den ersten Blick praktikabel. Dennoch gibt es mehrere Gründe, die dafür sprechen, dass ein externer Anwalt als Ombudsmann die bessere Wahl ist:

1. Loyalitäts- und Interessenskonflikte: Ein interner Beauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens und wird daher als Hinweisgeberbeauftragter zwangsläufig Interessen- und Loyalitätskonflikte unterliegen, auch wenn er dies auf Befragen von sich weisen wird. Doch wenn es nicht so wäre, dann dürfte man an seiner Loyalität dem Unternehmen gegenüber zweifeln.  Denn es ist schwer, zwischen der Treue zum Arbeitgeber und der Pflicht, ein gravierende Missstände, die das Einschalten staatlicher Stellen erfordert,  zu wählen. Ein externer Anwalt ist frei von solchen Konflikten und kann unvoreingenommen agieren.

2. Anonymität und Vertraulichkeit: Mitarbeiter könnten zögern, sensible Informationen mit jemandem zu teilen, den sie möglicherweise täglich im Büro sehen. Sie könnten befürchten, dass ihre Anonymität nicht gewährleistet ist. Ein externer Anwalt bietet hier alleine bereits aufgrund seines strafbewehrten Berufsrechts größere Vertraulichkeit. Er hat daher bereits einen Vertrauensvorschuss und kann die Mitarbeiter daher besser zu offener und ehrlicher Zusammenarbeit bewegen.

3. Objektivität: Ein externer Anwalt hat keine persönlichen Beziehungen zu dem Unternehmen und zu den Mitarbeitern des Unternehmens und kann daher eine neutrale und objektive Beurteilung vornehmen. Ein interner Beauftragter wird zwangsläufig durch persönliche Beziehungen oder Vorurteile beeinflusst werden.

4. Ressourcen und Prioritäten: Das Management eines effektiven Hinweisgebersystems kann zeitaufwendig sein und erfordert Engagement. Wenn die Zuständigkeit für das Hinweisgebersystem oder gar die Beauftragtenfunktion einer Person übertragen wird, die bereits andere umfangreiche Aufgaben hat, besteht die Gefahr, dass Hinweise nicht die Aufmerksamkeit erhält, die es benötigt. Mitarbeiter aber, um deren Hinweise sich niemand ordentlich kümmert, werden unzufriedener, kündigen innerlich und wandern ab.

5. Fachkenntnisse: Ein Anwalt verfügt über tiefgreifende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich von Verschwiegenheit, von Recht und Compliance. Er kann sicherstellen, dass alle Prozesse und Entscheidungen im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften stehen.

Insgesamt gesehen bietet ein externer Anwalt als Ombudsmann eine Unabhängigkeit und Objektivität, die ein interner Beauftragter nicht in gleichem Maße bieten kann. Zudem gewährleistet er höchste Vertraulichkeit und hat die nötige rechtliche Expertise, um komplexe Fälle zu bewältigen. Er hat keine Loyalitäts- und Interessenskonflikte, denen ein interner Beauftragter schnell einmal unterliegen kann. Er kann die Situation objektiv betrachten und fair und nach den Regeln handeln. Und er kann das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen, was letztlich zu einer offeneren und transparenteren Unternehmenskultur führt. Letzteres ist aber ja gerade das Ziel, um proaktiv auf gemeldete Missstände reagieren zu können, bevor einen die Staatsanwaltschaft oder die Öffentlichkeit dazu zwingt. Nur so lassen sich potentielle Skandale und Imageverlust effektiv vermeiden. Ein externer, anwaltlicher Ombudsmann bietet hierfür die besseren Chancen.