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Hinweisgeberschutz

Hinweisgeberschutz: So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen

In Deutschland sind alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, ein Whistleblowing-System zu haben und eine interne Meldestelle einzurichten. Die Pflicht, ein rechtskonformes Hinweisgebersystem einzurichten, ergibt sich aus der sog. Whistleblower-Richtlinie der EU (EU 2019/1937) und aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Im Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) wird darüber hinaus die Einrichtung einer Beschwerdestelle und eine Verfahrensordnung verlangt.

Auch wenn diese weitere Anforderung an Unternehmen nervt und weitere Zeit, Geld und Ressourcen in Anspruch nimmt: Wasser sucht sich seinen Weg.Wer Missstände melden möchte, wird dies tun. Dann aber besser Ihnen gegenüber, als dass sie sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden und damit der Schaden für das Unternehmen vorprogrammiert ist. Da sich der Hinweisgeber aussuchen darf, ob er zuerst zu Ihnen oder gleich zu den Behörde oder geht, um Alarm zu schlagen, handelt es sich bei der Einführung des (richtigen) Hinweisgebersystems um eine wichtige, um eine sensible Angelegenheit.

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor den Folgen von Fehlentscheidungen bei der Wahl des richtigen Hinweisgebersystems. Und schützen Sie auch sich selbst als Entscheidungsträger durch die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters für Hinweisgebersysteme, der sich mit Ihnen um die Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie und des HinSchG kümmert. Die Vorteile die Sie durch die Einführung eines Hinweisgebersystems haben, sind unabhängig von der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung:

Kosteneinsparung:

Durch das frühzeitige Erkennen und Ansprechen potenzieller Risiken vermeiden Sie kostspielige rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Schnelles Handeln:

Ein effektives Hinweisgebersystem kann Unternehmen dabei helfen, Fehlverhalten oder Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften frühzeitig zu erkennen, bevor sie schwerwiegender werden oder sich ausbreiten.

Legales Handeln – Compliance:

Für jeden Geschäftsleiter gilt das Legalitätsprinzip, wonach er und seine Mitarbeiter alle Geschäfte im Einklang mit der Rechtsordnung führen und sich an Recht und Ordnung halten müssen. Nichts anderes ist Compliance. Der Compliance stammt aus dem Angloamerikanischen und bedeutet übersetzt so viel wie Rechtstreue bzw. Regelkonformität. Indem das Hinweisgebersystem die Schwelle herabsetzt, Misstände zu melden, und die Mitarbeiter ermutigt, Bedenken zu melden, kann ein Hinweisgebersystem dem Unternehmen helfen, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verbessern. (Hier Verlinkung zur letzten Frage)

Besseres Risikomanagement:

Ein Hinweisgebersystem kann Unternehmen dabei helfen, potenzielle Risiken wie Betrug, Korruption oder andere illegale Aktivitäten zu erkennen und zu bekämpfen. Durch die frühzeitige Aufdeckung und Beseitigung von Fehlverhalten können Unternehmen ihr Risiko rechtlicher und finanzieller Sanktionen verringern.

Mitarbeitermotivation:

Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter engagierter und selbstbewusster verhalten, da sie die Möglichkeit haben, Bedenken zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Konsequenzen zu schützen, was mehr Menschen dazu ermutigen kann, sich mit für die Unternehmensleitung wichtigen Informationen zu melden, damit diese im ureigenen Interesse potenzielle Missstände oder Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien aufdecken und beheben kann. Durch die Bereitstellung eines sicheren und vertraulichen Meldekanals können Unternehmen ihren Mitarbeitern zeigen, dass sie ihren Beitrag zu schätzen wissen und sich für die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds einsetzen.

Unternehmenskultur und Reputation:

Ein Hinweisgebersystem kann Unternehmen helfen, ihren Ruf zu schützen, indem sie potenzielle Probleme angehen, bevor sie öffentlich werden. Indem Sie ihr Engagement für Transparenz und Rechenschaftspflicht zeigen, können Unternehmen ihren Ruf verbessern und Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen aufbauen. Der Schutz von Hinweisgebern trägt zur Förderung einer transparenten und ethischen Unternehmenskultur bei.

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die Anforderungen des HinSchG innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Gesetzes umsetzen: D.h. Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern müssen bis zum 2. Juli 2023 ein sicheres System zur Meldung von Missständen einrichten. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, um ein solches System einzurichten.

Es ist jedoch unabhängig davon immer ratsam sich mit Themen zu beschäftigen, die Risiken für einen persönlich und das Unternehmen vermindern und die Compliance und Reputation des Unternehmens stärken. Daher wäre es sinnvoll, sich noch weit vor den o.g. Daten mit dem Thema Hinweisgeberschutzsystem zu befassen, insbesondere wenn Sie ein Unternehmen oder eine Organisation leiten oder für Compliance und ethisches Verhalten verantwortlich sind. Denn die Einführung eines Systems zur Meldung von Missständen ist, wenn man es selbst auf die Beine stellen möchte, ein komplexer Prozess. Unternehmen müssen bei der Einführung eines Systems zur Meldung von Missständen Faktoren wie die Kommunikation mit den Mitarbeitern, Datenschutz und die Einhaltung aller sonstigen betroffenen Rechtsvorschriften berücksichtigen. Aber zum Glück muss man sich nicht um alles selbst kümmern, sondern kann sich von uns helfen lassen.

Meldungen, die im Rahmen des HinSchG eingehen, müssen von einer speziell dafür eingerichteten Stelle bearbeitet werden. Die Aufgaben der Stelle, die Meldungen nach dem HinSchG bearbeitet, umfassen in der Regel:

Entgegennahme:

Die Stelle ist dafür verantwortlich, die eingehenden Hinweise von Hinweisgebern entgegenzunehmen. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, wie zum Beispiel eine Hotline, ein Online-Formular oder per E-Mail.

Prüfung und Kategorisierung:

Die eingegangenen Hinweise müssen geprüft und entsprechend ihrer Relevanz und Dringlichkeit kategorisiert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Weiterverfolgung und Bearbeitung.

Weiterleitung:

Je nach Art des Hinweises und der Zuständigkeiten im Unternehmen müssen die Hinweise an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden. Dies kann beispielsweise die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung oder den internen Revisionsservice umfassen.

Untersuchung:

Die zuständigen Stellen im Unternehmen sind verpflichtet, den Hinweisen angemessen nachzugehen und die erforderlichen Untersuchungen durchzuführen. Dies kann die Befragung von Mitarbeitern, die Überprüfung von Unterlagen oder andere geeignete Maßnahmen umfassen.

Schutz der Hinweisgeber:

Die Stelle ist auch dafür verantwortlich, den Schutz der Hinweisgeber gemäß den Bestimmungen des HinSchG sicherzustellen. Dies beinhaltet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen.

Die genauen Anforderungen und Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen nach dem HinSchG können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Die konkreten Maßnahmen sollten in jedem Fall in einer internen Richtlinie oder einem Verfahrensleitfaden festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Vorgaben des HinSchG erfüllt werden.


Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen dazu , zumindest interne Meldewege für Whistleblowing einzurichten, um Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Konsequenzen zu schützen. Die Folgen einer Nichtumsetzung des HinSchG können rechtliche Schritte, Reputationsschäden und Geldstrafen sein. Unternehmen, die kein Hinweisgebersystem einrichten, müssen mit rechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern rechnen

Das HinSchG sieht Bußgelder für Unternehmen vor, die gegen die Vorschriften verstoßen. Die Bußgelder bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) können erheblich sein. Die Bußgelder können bis zu 20.000 € betragen, wenn ein Unternehmen trotz Verpflichtung keinen internen Meldeweg bereitstellt. Wenn ein Unternehmen Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Hinweisgeber ergreift, kann das Bußgeld bis zu 50.000 € betragen. In besonderen Fällen können die Geldbußen bis zum Zehnfachen des ursprünglichen Betrags erhöht werden

Es sei auch darauf hingewiesen, dass Hinweisgeber, die falsche Meldungen machen, ebenfalls mit Geldbußen rechnen müssen. Die Geldbußen für hinweisgebende Personen, die Falschmeldungen abgeben, können ebenfalls erheblich sein.

Ganz einfach: Wir helfen Ihnen!

Wir bieten Ihnen Software-as-a-Service (SaaS) und stellen Ihnen unser nach dem HinSchG und – ganz wichtig – auch nach der DSGVO rechtskonformes Hinweisgeberschutzsystem in der Cloud zur Verfügung. Sie abonnieren diesen Dienst und nutzen unsere Software über das Internet.

Diese Basis-Leistung als Mindestanforderung für die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems im Unternehmen, bietet Ihnen das Basis-Abonnement. Die rechtskonforme Bearbeitung von Meldungen liegt in diesem Falle weiter bei Ihnen im Unternehmen, so dass entsprechende Stellen eingerichtet werden müssen.

Bei Abschluss eines Business-Abonnements bieten wir Ihnen als weitere Leistung die Sichtung eingehender Hinweise und deren Weiterbearbeitung, bis zum Reporting an zuständige Stelle in Ihrem Unternehmen. Dies kann beispielsweise die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung oder die internen Revision sein.

Bei Abschluss eines Premium-Abonnements stellen wir einen Ombudsmann als unparteiischen Vermittler, der beide Seiten in dem Prozess vertraulich beraten und begleiten kann. Der Ombudsmann trägt dazu bei, die Anonymität der Hinweisgeber zu schützen, und verfügt über spezielles juristisches Wissen und entsprechende Fachkenntnisse. Der Ombudsmann sorgt dafür, dass Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen unmittelbar, juristisch korrekt und vertraulich entgegengenommen und bearbeitet werden. Auf diese Weise werden hinweisgebende Personen geschützt und deren Hinweise für das Unternehmen maximal nutzbar gemacht, um Schäden von Unternehmen abzuwenden. Die von der Whistleblower-Gesetzgebung betroffenen Organisationen erfüllen mit der Beauftragung eines externen Hinweisgeber-Beauftragten bzw. Ombudsmann zum einen ihre gesetzlichen Pflichten, ohne internes Personal damit beauftragen zu müssen und hohe Kosten zu verursachen und zeigen zum anderen hierdurch ihr Engagement für Transparenz und Erfüllung von Rechenschaftspflichten, was ihren Ruf verbessert und Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen schafft. Mögliche Hinweisgeber wenden sich im Zweifel eher an einen Ombudsmann, als rein an ein unpersönliches Computersystem oder schlimmstenfalls an Behörden oder an die Öffentlichkeit in Form der Presse.

Kontrollen bezüglich Missständen dürfen nach einer aufsehenerregenden Entscheidung des OLG Nürnberg nicht erst dann erfolgen, wenn bereits Vorkommnisse aufgedeckt wurden. In Anlehnung an die Rechtsprechung des BGH hat sich das OLG Nürnberg im Jahr 2022 ausführlich mit den Sorgfaltspflichten eines Geschäftsführers und dessen Verpflichtung zur Einrichtung eines Compliance-Management-Systems auseinandergesetzt. Danach verstößt der Geschäftsführer nach dem Urteil des OLG Nürnberg vom 30.03.2022 (Az. 12 U 1520/19) bereits dann gegen seine gesetzlichen Pflichten, wenn er keine Compliance-Strukturen schafft, die rechtmäßiges und effektives Handeln gewährleisten und Rechtsverstöße durch das Unternehmen oder seine Mitarbeiter verhindern. Das OLG Nürnberg macht dabei deutlich, dass die Pflicht, Compliance-Strukturen vorzuhalten, für alle Unternehmensformen gilt – unabhängig von der Unternehmensgröße. Denn selbst bei nur 13 Mitarbeitern hat das Gericht eine entsprechende Verpflichtung gesehen. Das OLG Nürnberg betont ausdrücklich, dass es die Verantwortung des Geschäftsführers ist, ein Compliance-Management-System einzurichten. Eine Pflichtverletzung liege bereits vor, wenn durch mangelnde Compliance-Organisation, Anleitung oder Kontrolle Fehlverhalten oder Straftaten ermöglicht oder erleichtert würden. Die Kontrolle dürfe nicht erst dann erfolgen, wenn bereits Missstände aufgedeckt wurden. Damit macht das OLG Nürnberg deutlich, dass es eine Pflicht jedes Geschäftsführers ist, Compliancesstrukturen zu schaffen, um nicht der Haftungsgefahr des § 43 Abs. 2 GmbHG ausgesetzt zu sein.

Compliance ist für Unternehmen und Unternehmer demzufolge nicht mehr nur Kür, sondern Pflicht. Nur durch eine funktionierende Compliance-Organisation nach dem „anerkannten Stand von Wissenschaft und Praxis“ werden straf- und zivilrechtliche Risiken wirksam reduziert. Bei der Einführung vom Compliancestrukturen ist daher erforderlich, sich an den gängigen aktuellen Standards (z.B. InsO 37301:2021), die den anerkannten Stand von Wissenschaft und Praxis aufgreifen, zu orientieren.

Fazit: Zur Haftungsvermeidung müssen nicht nur Aktiengesellschaften, sondern auch kleine Unternehmen aller anderen Rechtsformen Compliance-Strukuren schaffen.

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